Inspektor ochrony danych:

Piotr Kropidłowski

Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych Gmina Brzeziny

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), dalej RODO, przedstawiamy poniżej informacje w zakresie przetwarzania Twoich danych osobowych:

Administrator danych osobowych

Kontakt

do Inspektora Ochrony Danych

Gmina Brzeziny reprezentowana przez Wójta Adres siedziby: ul. 1000-lecia 8, 62-874 Brzeziny tel. +48 62 76 98 004

e-mail: urzad@brzeziny-gmina.pl

iod@comp-net.pl

Cel przetwarzania danych osobowych

Podstawa prawna przetwarzania

Pobieranie podatków i opłat – podatek rolny, leśny, od nieruchomości, od środków

transportu, w tym w szczególności:

· ustalenie wysokość podatków oraz opłat;

· prowadzenie wymaganych przepisami rejestrów w tym ewidencję podatkową oraz ewidencję księgową;

· prowadzenie czynności sprawdzających oraz postępowania podatkowe;

· w razie zaistnienia konieczności - kontrola podatkowa i dochodzenie należności;

· rozliczanie wniesionych opłat;

· wystawianie zaświadczeń na wniosek płatnika;

· działania informacyjne

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO¹ Art. 9 ust. 2 lit. b RODO²

Rozpatrzenie wniosku o zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju

napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej w celu ustalenia limitu oraz dokonania zwrotu podatku akcyzowego, a także celach sprawozdawczych z nim związanych

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Realizacja zadań związanych z ustalaniem i określaniem wysokości opłat za

gospodarowanie odpadami komunalnymi, a także poborem, windykacją i egzekucją

opłaty

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Ustalenie warunków zabudowy

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Rejestracja działalności gospodarczej – przyjęcie wniosku i przesłanie do CEiDG

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Zajęcie pasa drogowego – wydanie opinii w sprawie lokalizacji inwestycji

w pasie drogowym

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Ochrona środowiska i przyrody:

wydawanie decyzji ws. wycinki drzew, usuwania azbestu, , wnioski o dotacje do przydomowych oczyszczalni ścieków i na poprawę jakości powietrza, wydawanie decyzji środowiskowych, monitorowanie zanieczyszczeń, prognozy strategiczne oceny

oddziaływania na środowisko.

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Gospodarka wodna:

wydawanie opinii ws. studni głębinowych, pozwolenia wodno-prawne, decyzje w

sprawie zmiany stosunków wodnych na gruncie.

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Gospodarka nieruchomościami:

sprzedaż, najem, dzierżawa, zarząd, użyczenie i użytkowanie nieruchomości, nabycie

nieruchomości, trwały zarząd, użytkowanie wieczyste.

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Nadawanie numeru porządkowego nieruchomości oraz wydawanie zaświadczeń o nadanym numerze porządkowym.

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Edukacja:

· obsługa Systemu Informacji Oświatowej;

· realizacja dowozu dzieci do szkół w tym do placówek specjalnych;

· kontrola spełnienia obowiązku nauki przez młodzież w wieku 16-18 lat;

· obsługa wniosków o przyznanie stypendiów Wójta Gminy, motywacyjnych;

· realizacja zadań związanych z awansami nauczycieli;

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO Art. 9 ust. 2 lit. g³ RODO

· realizacja konkursów na stanowisko Dyrektora oraz prowadzenie spraw kadrowych, ewidencja czasu pracy, ocena pracy pedagogicznej Dyrektorów Szkół; · realizacja świadczeń dla nauczycieli wynikających z karty nauczyciela; · prowadzenie arkuszy organizacyjnych szkół i przedszkoli;
Realizacja zadań przez Gminną Komisję Rozwiązywania Problemów Alkoholowych	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Kwalifikacja wojskowa. Realizacja zadań z zakresu świadczeń osobistych na rzecz obrony kraju.	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Przyjmowanie i koordynowanie rozpatrywania skarg i wniosków wpływających do Urzędu	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Przyjęcie zawiadomienia o zamiarze zorganizowania zgromadzenia	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Realizacja zamówień publicznych	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO Art. 6 ust. 1 lit. b RODO⁴
Wydawanie i ewidencja zezwoleń na sprzedaż alkoholu	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Prowadzenie i aktualizacja rejestru wyborców	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Ewidencja ludności – w zakresie dokumentów i zbiorów prowadzonych przez Wójta w celu realizacji zadań związanych z: · nadaniem lub zmianą numeru PESEL, · zmianą stanu cywilnego, imienia lub nazwiska, zgonem, · zmianą obywatelstwa, · wydaniem nowego dowodu osobistego lub paszportu, · zmianą dokumentu podróży cudzoziemca, · obowiązkiem meldunkowy, · usunięciem niezgodności w danych, · wydaniem zaświadczenia,	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Dowody osobiste - w zakresie dokumentów i zbiorów prowadzonych przez Wójta w celu realizacji zadań związanych z wydaniem dowodu osobistego, unieważnieniem w związku ze zgłoszeniem utraty, uszkodzenia, zmiany danych w nim zawartych, upływu terminu ważności, utraty obywatelstwa oraz wydania zaświadczenia o danych własnych zgromadzonych w Rejestrze Dowodów Osobistych.	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Obsługa posiedzeń Rady Gminy	Art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zakresie danych do celów kontaktowych Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Nagrywanie posiedzeń Rady Gminy	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Realizacja zadań związanych ze składaniem oświadczeń majątkowych i ich publikacją	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Zatrudnienie pracowników, wypłacanie wynagrodzenia, zgłaszanie do ubezpieczeń pracowników i członków rodziny, wypłacanie świadczeń socjalnych	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO Art. 6 ust. 1 lit. b RODO Art. 9 ust. 2 lit. b RODO
Rekrutacja na wolne stanowiska pracy	Art. 6 ust. 1 lit. a RODO Art. 6 ust. 1 lit. c RODO Art. 9 ust. 2 lit. b RODO
Realizacja procesu rekrutacji oraz odbywania stażu w Urzędzie oraz praktyki zawodowe	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO Art. 6 ust. 1 lit. b RODO
Udostępnianie informacji publicznej i o środowisku	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Prowadzenie ewidencji i archiwizacji dokumentacji	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Obsługa formularza kontaktowego na stronie internetowej Urzędu Gminy	Art. 6 ust. 1 lit. a RODO

¹ Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze

²Art. 9 ust. 2 lit. b RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej

³ Art. 6 ust. 2 lit. g RODO - przetwarzanie jest niezbędne ze względów związanych z ważnym interesem publicznym, na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, które są proporcjonalne do wyznaczonego celu, nie naruszają istoty prawa do ochrony danych i przewidują odpowiednie i konkretne środki ochrony praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą

⁴Art. 6 ust. 1 lit. b RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy

KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH UŻYTKOWNIKÓW OBSERWUJACYCH PROFIL URZĘDU GMINY BRZEZINY NA PORTALU FACEBOOK

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Użytkowników jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO). Administrator przetwarza dane osobowe Użytkowników w celu promowania wydarzeń, produktów oraz usług Administratora, poszerzania społeczności jego sympatyków oraz utrzymywania z nimi kontaktu, a także w celu umożliwienia prowadzenia i bieżącego zarządzania profilem Facebook, z uwzględnieniem zasad prywatności określonych przez Facebook (https://www.facebook.com/privacy/explanation). Dane członków społeczności są przetwarzane także w celach statystycznych i analitycznych oraz mogą być przetwarzane w celu ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi. Do wszystkich informacji o Użytkownikach ma dostęp Facebook, a wszystkie interakcje na profilu Administratora są widoczne dla jego innych Użytkowników.

Odbiorcy danych osobowych

W niektórych sytuacjach, Twoje dane osobowe mogą być udostępniane, w szczególności jeśli będzie to konieczne do wykonywania ustawowych zadań Administratora. Odbiorcami Twoich danych osobowych mogą być:

a) podmioty oraz osoby, których dostęp do danych wynika z przepisów prawa;
b) strony i uczestnicy postępowań lub organy właściwe do załatwienia wniosku na mocy przepisów prawa;
c) banki - w celu obsługi dokonywanych transakcji;
d) podmioty świadczące usługi pocztowe oraz kurierskie;
e) podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu Administratora, w celu świadczenia usług – na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych lub innego instrumentu prawnego - w tym w szczególności usługodawcom wykonującym zadania na zlecenie Administratora w ramach świadczenia usług serwisu, rozwoju i utrzymania systemów informatycznych;
f) osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie informacja publiczna lub dokumentacja postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych.

Pozyskiwanie danych z innych źródeł

W niektórych sytuacjach, możemy pozyskiwać Twoje dane z innych źródeł, niż bezpośrednio od Państwa. W przypadku pozyskiwania danych osobowych w sposób inny niż od osób, których dane dotyczą, źródłem danych mogą być inne organy administracji publicznej lub osoby trzecie. Wówczas Administrator poinformuje Państwa o źródle pozyskania danych, chyba że przepis szczególny zwalnia go z tego obowiązku.

Okres przechowywania danych lub kryteria ustalania tego okresu

a) Będziemy przechowywać Państwa dane osobowe do chwili załatwienia sprawy, w której zostały one zebrane a następnie zgodnie z Jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
b) Po zrealizowaniu umowy, Twoje dane osobowe będą przechowywane zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa. Na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, przetwarzamy dane przez okres 5 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.
c) Jeżeli dane były przez nas przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, przetwarzamy dane w tym celu przez okres przedawnienia roszczeń, wynikający z przepisów Kodeksu cywilnego. Jeśli toczy się spór, proces sądowy lub trwa inne postępowanie, okres archiwizacyjny będzie liczony od dnia prawomocnego zakończenia sporu, a w przypadku wielu postępowań - prawomocnego zakończenia ostatniego z nich, bez względu na sposób jego zakończenia, chyba że przepisy prawa przewidują dłuższy okres przechowywania danych lub dłuży okres przedawnienia dla roszczeń/prawa, którego dotyczy postępowanie.
d) Jeżeli dane były zbierane na podstawie wyrażonej uprzednio przez Ciebie zgody - będziemy przetwarzać te dane do czasu jej odwołania.
e) Jako pracodawca, jesteśmy obowiązani przechowywać dokumentację pracowniczą. Akta pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. – 50 lat, akta pracowników zatrudnionych po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. – 50 lat, chyba że przekażemy do ZUS oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA – wówczas okres przechowywania wynosi 10 lat, akta pracowników nowo zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. – 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.

Prawa osób, których dane dotyczą

a) prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;

b) prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;

c) prawo do usunięcia danych osobowych, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub w ramach sprawowania władzy publicznej;

d) prawo do ograniczenia przetwarzania danych;

e) prawo do wniesienia sprzeciwu, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes);

f) prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 - 193 Warszawa);

Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych osobowych

Podanie danych osobowych jest (w zależności od rodzaju operacji przetwarzania danych):

a) wymogiem ustawowym, gdy przetwarzanie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa;

b) wymogiem umownym lub warunkiem zawarcia umowy jeżeli dane są zebrane w celu podjęcia działań przed i zawarcia umowy;

c) dobrowolne, w przypadku gdy podanie danych następuje na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą;

Niepodanie danych osobowych będzie skutkowało niezrealizowaniem celu, dla którego dane miały być przetwarzane, w szczególnych przypadkach ich nie podanie nie wpływa na tok oraz wynik prowadzonego postępowania, w szczególności w procedurach podatkowych i naliczaniu opłat lokalnych.

Urząd Gminy Brzeziny

Ochrona danych osobowych

Odbiorcy danych osobowych

Pozyskiwanie danych z innych źródeł

Prawa osób, których dane dotyczą

Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych osobowych

Urząd Gminy Brzeziny

Najczęściej oglądane strony